De « vous êtes libre samedi ? » à un rendez-vous réservé, dans le chat
La prise de rendez-vous par message est lente, car chaque « quand êtes-vous libre ? » exige qu’une personne consulte le calendrier. L’assistant IA d’AdaptiveReply lit votre disponibilité réelle pour le jour, la prestation et l’agence, ne propose que des horaires libres, puis réserve le créneau choisi par le client ou recueille les informations pour que votre équipe confirme. Chaque rendez-vous arrive dans un seul calendrier.
Par l’équipe AdaptiveReplyPublié le 8 min de lecture
À retenir
- L’assistant ne propose que des créneaux réellement libres. Avant de suggérer une heure, il lit la disponibilité à partir des horaires de vos agences et des rendez-vous existants.
- Vous choisissez qui confirme. Soit l’assistant réserve lui-même le rendez-vous, soit il recueille les informations et votre équipe confirme.
- Tout arrive dans un seul calendrier. Les réservations issues des conversations, de votre page de réservation publique et de votre équipe apparaissent ensemble sur l’écran Rendez-vous.
Pourquoi la prise de rendez-vous par message s’enlise-t-elle ?
Parce que s’accorder sur une heure demande plusieurs messages, et que chacun attend une personne. Le client demande, quelqu’un consulte le calendrier et propose une heure, le client en veut une autre, et entre-temps le créneau est parti à quelqu’un qui a téléphoné.
- Le calendrier est ailleurs. La personne qui répond doit quitter le chat pour le consulter.
- Les demandes arrivent après la fermeture. Les gens planifient leurs coupes et leurs consultations le soir.
- La conversation n’appartient à personne. Celui qui répond en premier note le rendez-vous, et deux personnes peuvent promettre la même heure.
Rien de tout cela n’est un problème de personnes. Le calendrier et la conversation se trouvent à des endroits différents, et c’est précisément ce que vise à corriger une seule boîte de réception avec le reste du travail à côté.
Comment fonctionne la réservation dans le chat ?
L’assistant vérifie votre disponibilité réelle avant de proposer une heure, puis réserve le créneau que le client choisit. Il ne propose pas une heure qu’il ne vient pas de lire comme libre ; cet ordre fait partie de son fonctionnement.
- Un client demande un rendez-vous sur n’importe quel canal connecté.
- L’assistant détermine ce qu’il faut : quelle prestation, quel jour et, si vous en avez plusieurs, quelle agence.
- Il lit les horaires libres de ce jour et les propose. Seuls sont proposés les horaires compris dans vos heures d’ouverture et encore libres.
- Le client en choisit un. L’assistant demande au minimum un nom et un numéro de téléphone.
- Il enregistre la réservation et la confirme dans le même chat. Le rendez-vous apparaît aussitôt sur l’écran Rendez-vous.
La disponibilité désigne ici les horaires compris dans les heures d’ouverture d’une agence, compatibles avec la durée de rendez-vous que vous avez fixée et pas encore pris. Elle est calculée à partir de vos propres réglages, si bien que l’assistant ne propose pas un dimanche où vous êtes fermé.
L’assistant doit-il réserver directement, ou votre équipe doit-elle confirmer ?
C’est vous qui choisissez. Dans l’éditeur de l’assistant, l’action de rendez-vous offre deux options, et la bonne dépend du degré de jugement qu’une réservation demande.
| Mode | Ce que fait l’assistant | Ce que fait votre équipe | Convient à |
|---|---|---|---|
| L’assistant le réserve | Vérifie la disponibilité, propose des horaires libres, enregistre le rendez-vous et le confirme dans le chat | Voit la réservation dans le calendrier | Les prestations standard de durée fixe, comme une coupe, un contrôle ou une visite |
| Recueillir les détails, l’équipe confirme | Recueille la prestation, l’heure souhaitée et les coordonnées, puis les transmet à l’équipe | Confirme l’heure et répond au client | Les réservations qui demandent une décision, comme les soins longs, les devis ou les premières consultations |
Le réglage est une règle écrite sous forme de phrase : QUAND le client veut un rendez-vous, FAIRE « Rendez-vous : l’assistant le réserve ». Comme c’est une règle, elle cohabite avec les autres, par exemple le transfert à une personne quand un client est mécontent.
Dans les deux modes, une conversation qui nécessite une personne est transférée sous forme de dossier avec un résumé, comme le décrit le guide sur les transferts.
Que se passe-t-il quand un client veut modifier ou annuler ?
L’assistant enregistre la modification ou l’annulation comme une demande, et votre équipe l’approuve. Il ne déplace ni ne supprime un rendez-vous de lui-même.
Quand un client écrit « peut-on décaler samedi à la semaine prochaine ? », l’assistant retrouve son rendez-vous, note ce qu’il souhaite et pourquoi, et enregistre la demande. Sur l’écran Rendez-vous, elle apparaît parmi les demandes de modification ou d’annulation, où un membre de l’équipe l’approuve.
Cette limite est voulue. Un rendez-vous déplacé peut toucher la journée d’un collaborateur ou un acompte déjà versé ; c’est donc une personne qui tranche. Le client apprend tout de même immédiatement que sa demande a été transmise, au lieu d’attendre en silence jusqu’au matin.
Cela fonctionne-t-il avec plusieurs agences et prestations ?
Oui. Les horaires libres viennent de vos agences, et chaque agence a ses propres heures d’ouverture, sa durée de rendez-vous et son personnel.
- Agences. Dans Paramètres, Agences, chaque site a une adresse, des heures d’ouverture pour chaque jour et son personnel. L’assistant s’en sert pour répondre à « où êtes-vous ? » et « êtes-vous ouverts ? », ainsi que pour proposer des horaires.
- Personnel. Chaque collaborateur peut avoir ses propres horaires et une durée de rendez-vous personnelle, et apparaît dans sa couleur sur le calendrier.
- Prestations. L’assistant peut énumérer les prestations pour lesquelles vous prenez des réservations et demander au client d’en choisir une.
- Canaux. La même réservation fonctionne dans les messages privés sur Instagram, Facebook Messenger et WhatsApp, et dans le widget de chat du site web.
Si un client ne précise pas quelle agence il souhaite, l’assistant le lui demande. Le jour où une agence est fermée, aucun horaire n’est proposé pour elle.
Et les clients qui préfèrent passer par un lien ?
Activez la page de réservation. AdaptiveReply fournit à votre entreprise une page de réservation publique où les clients choisissent une agence et une personne, sélectionnent une date et un horaire libre, puis saisissent leur nom, leur numéro de téléphone et une note.
Les réservations de la page arrivent « En attente » jusqu’à ce que vous les confirmiez. Elles figurent dans le même calendrier que celles de l’assistant et celles que votre équipe a ajoutées à la main. Placez le lien dans votre bio Instagram, sur votre site ou dans une réponse prédéfinie.
Une courte liste de vérification
- Ajoutez chaque agence avec ses heures d’ouverture et sa durée de rendez-vous.
- Ajoutez le personnel qui reçoit sur rendez-vous.
- Rédigez les conditions de préparation et d’annulation dans les informations de rendez-vous.
- Ajoutez l’action de rendez-vous à votre assistant et choisissez un mode.
- Essayez trois réservations dans l’aperçu : une normale, une un jour de fermeture et une demande de modification.
- Publiez, puis activez la page de réservation et partagez le lien.
Voyez les étapes dans comment ça marche, ou commencez avec l’offre gratuite et configurez votre première agence.
Questions fréquentes
L’assistant peut-il réserver deux fois le même créneau ?
L’assistant lit la disponibilité avant chaque proposition et ne suggère que des horaires libres à cet instant, dans les heures d’ouverture de l’agence. Il s’appuie sur les horaires et les réservations enregistrés dans AdaptiveReply ; les rendez-vous que vous ne tenez que sur papier ou dans un autre outil lui sont donc invisibles. Avec un seul calendrier, les chevauchements disparaissent.
Mon équipe peut-elle approuver les réservations avant leur confirmation ?
Oui. Choisissez « recueillir les détails, l’équipe confirme » sur l’action de rendez-vous. L’assistant rassemble alors la prestation, l’heure souhaitée et les coordonnées et les transmet à votre équipe, qui confirme avec le client. Les réservations faites sur la page de réservation publique arrivent elles aussi En attente jusqu’à ce que vous les confirmiez.
Cela fonctionne-t-il pour une entreprise à plusieurs agences ?
Oui. Chaque agence a sa propre adresse, ses heures d’ouverture, sa durée de rendez-vous et son personnel dans Paramètres, Agences. L’assistant demande quelle agence le client souhaite et ne propose que les horaires libres de cette agence. Sur la page de réservation, les clients choisissent eux-mêmes l’agence et la personne.
La réservation par chat est-elle réservée à Instagram ?
Non. L’assistant réserve dans les messages privés sur Instagram, Facebook Messenger et WhatsApp et dans le widget de chat du site web, avec les mêmes règles et le même calendrier. Il n’agit pas sur les commentaires publics : ceux-ci reçoivent des réponses fixes par mots-clés que vous rédigez, et une conversation de réservation commence quand le client envoie un message.
Ce guide fait partie d’une série. Commencez par la vue d’ensemble : Une seule boîte de réception pour Instagram, WhatsApp, Facebook, l’e-mail et le chat web : pourquoi les canaux dispersés font perdre des clients