От «вы свободны в субботу?» до записи на приём прямо в чате
Запись через сообщения идёт медленно, потому что на каждое «когда у вас свободно?» человеку нужно заглянуть в календарь. ИИ-ассистент AdaptiveReply читает вашу реальную доступность на нужный день, услугу и филиал, предлагает только свободное время и либо сам записывает клиента на выбранное время, либо собирает данные, чтобы подтвердила команда. Все записи попадают в один календарь.
Автор: команда AdaptiveReplyОпубликовано: 6 мин чтения
Главное
- Ассистент предлагает только действительно свободное время. Прежде чем назвать время, он читает доступность по часам работы филиалов и существующим записям.
- Вы выбираете, кто подтверждает. Либо ассистент записывает сам, либо собирает данные, а подтверждает ваша команда.
- Всё попадает в один календарь. Записи из разговоров, с публичной страницы записи и от вашей команды видны вместе на экране «Записи».
Почему запись через сообщения буксует?
Потому что на согласование времени уходит несколько сообщений, и каждое ждёт человека. Клиент спрашивает, кто-то смотрит в календарь и предлагает время, клиент хочет другое, а место тем временем достаётся тому, кто позвонил.
- Календарь находится в другом месте. Чтобы его проверить, отвечающему приходится выйти из чата.
- Запросы приходят в нерабочее время. Стрижки и консультации люди планируют вечером.
- У разговора нет хозяина. Кто первым ответил, тот и записал, и два человека могут пообещать одно и то же время.
Ничто из этого не проблема людей. Календарь и разговор находятся в разных местах, и именно это призван исправить единый ящик входящих, рядом с которым лежит остальная работа.
Как работает запись прямо в чате?
Ассистент проверяет вашу реальную доступность, прежде чем предложить время, а затем записывает клиента на выбранное время. Он не предлагает час, который только что не прочитал как свободный; такой порядок заложен в его работу.
- Клиент просит записать его в любом подключённом канале.
- Ассистент выясняет, что нужно: какая услуга, какой день и, если филиалов несколько, какой филиал.
- Он читает свободное время на этот день и предлагает его. Предлагается только время в пределах ваших часов работы, которое ещё не занято.
- Клиент выбирает. Ассистент просит как минимум имя и номер телефона.
- Он сохраняет запись и подтверждает её в том же чате. Запись сразу появляется на экране «Записи».
Доступность здесь означает время, которое попадает в часы работы филиала, соответствует заданной вами длительности приёма и ещё не занято. Она рассчитывается по вашим собственным настройкам, поэтому ассистент не предложит воскресенье, когда вы закрыты.
Записывать должен сам ассистент или подтверждать должна команда?
Выбираете вы. В редакторе ассистента у действия записи на приём два варианта, и какой из них подходит, зависит от того, насколько запись требует оценки.
| Режим | Что делает ассистент | Что делает ваша команда | Чему подходит |
|---|---|---|---|
| Ассистент записывает сам | Проверяет доступность, предлагает свободное время, сохраняет запись и подтверждает её в чате | Видит запись в календаре | Стандартным услугам фиксированной длительности: стрижка, плановый осмотр, показ объекта |
| Собрать данные, команда подтверждает | Собирает услугу, желаемое время и контактные данные и передаёт их команде | Подтверждает время и отвечает клиенту | Записям, которые требуют решения: длительные процедуры, расчёт стоимости, первые консультации |
Настройка представляет собой правило, записанное как предложение: КОГДА клиент хочет записаться, СДЕЛАТЬ «Запись на приём: ассистент записывает сам». Раз это правило, оно стоит рядом с остальными, например с передачей человеку, когда клиент расстроен.
В любом режиме разговор, которому нужен человек, передаётся как обращение с резюме, как описывает руководство по передаче разговоров.
Что происходит, когда клиент хочет перенести или отменить запись?
Ассистент записывает перенос или отмену как запрос, а одобряет его ваша команда. Сам он запись не переносит и не удаляет.
Когда клиент пишет «можно перенести субботу на следующую неделю?», ассистент находит его запись, отмечает, чего он хочет и почему, и сохраняет запрос. На экране «Записи» он появляется среди запросов на изменение или отмену, где его одобряет сотрудник.
Это ограничение намеренное. Перенос может затронуть день сотрудника или внесённую предоплату, поэтому решение принимает человек. При этом клиент сразу узнаёт, что его запрос передан, а не ждёт в тишине до утра.
Работает ли это с несколькими филиалами и услугами?
Да. Свободное время берётся из ваших филиалов, и у каждого филиала свои часы работы, длительность приёма и сотрудники.
- Филиалы. В разделе «Настройки», «Филиалы» у каждой точки есть адрес, часы работы по дням и свои сотрудники. Ассистент использует их, чтобы отвечать на вопросы «где вы находитесь?» и «вы открыты?», а также чтобы предлагать время.
- Сотрудники. У каждого сотрудника могут быть свои часы работы и своя длительность приёма, а в календаре он отображается своим цветом.
- Услуги. Ассистент может перечислить услуги, на которые вы принимаете запись, и попросить клиента выбрать одну.
- Каналы. Та же запись работает в личных сообщениях Instagram, Facebook Messenger и WhatsApp и в виджете чата на сайте.
Если клиент не говорит, какой филиал ему нужен, ассистент спрашивает. В день, когда филиал закрыт, время для него не предлагается.
А клиенты, которым удобнее ссылка?
Включите страницу записи. AdaptiveReply даёт вашему бизнесу публичную страницу записи, где клиенты выбирают филиал и специалиста, дату и свободное время и вводят имя, номер телефона и комментарий.
Записи со страницы приходят со статусом «Ожидает», пока вы их не подтвердите. Они находятся в том же календаре, что и записи, сделанные ассистентом и добавленные вашей командой вручную. Разместите ссылку в шапке профиля Instagram, на сайте или в готовом ответе.
Короткий чек-лист
- Добавьте каждый филиал с часами работы и длительностью приёма.
- Добавьте сотрудников, которые принимают по записи.
- Запишите условия подготовки и отмены в информации о записи.
- Добавьте ассистенту действие записи на приём и выберите режим.
- Попробуйте три записи в предпросмотре: обычную, на день, когда вы закрыты, и запрос на изменение.
- Опубликуйте, затем включите страницу записи и поделитесь ссылкой.
Посмотрите шаги в разделе как это работает или начните с бесплатного тарифа и настройте первый филиал.
Частые вопросы
Может ли ассистент записать двух клиентов на одно время?
Ассистент читает доступность перед каждым предложением и называет только время, свободное в этот момент и попадающее в часы работы филиала. Он опирается на часы и записи, внесённые в AdaptiveReply, поэтому не видит записи, которые вы ведёте только на бумаге или в другом инструменте. С одним календарём накладки исчезают.
Может ли команда одобрять записи до подтверждения?
Да. Выберите в действии записи на приём вариант «собрать данные, команда подтверждает». Тогда ассистент собирает услугу, желаемое время и контактные данные и передаёт их вашей команде, которая подтверждает запись с клиентом. Записи с публичной страницы записи тоже приходят со статусом «Ожидает», пока вы их не подтвердите.
Подходит ли это бизнесу с несколькими филиалами?
Да. У каждого филиала в разделе «Настройки», «Филиалы» свой адрес, часы работы, длительность приёма и сотрудники. Ассистент спрашивает, какой филиал нужен клиенту, и предлагает только свободное время этого филиала. На странице записи клиенты сами выбирают филиал и специалиста.
Запись в чате работает только в Instagram?
Нет. Ассистент записывает в личных сообщениях Instagram, Facebook Messenger и WhatsApp и в виджете чата на сайте, по тем же правилам и в тот же календарь. С публичными комментариями он не работает: на них уходят фиксированные ответы по ключевым словам, которые пишете вы, а разговор о записи начинается, когда клиент отправляет сообщение.
Это руководство входит в серию. Начните с обзора: Единый инбокс для Instagram, WhatsApp, Facebook, почты и веб-чата: почему разрозненные каналы стоят вам клиентов