De «¿tenéis hueco el sábado?» a una cita reservada, dentro del chat

¿Por qué se atascan las reservas por mensaje?

Porque ponerse de acuerdo en una hora requiere varios mensajes, y cada uno espera a una persona. El cliente pregunta, alguien mira el calendario y propone una hora, el cliente quiere otra, y para entonces el hueco se lo ha llevado alguien que llamó por teléfono.

• El calendario está en otro sitio. Quien responde tiene que salir del chat para consultarlo.
• Las peticiones llegan fuera de horario. La gente planifica cortes de pelo y consultas por la noche.
• Nadie es dueño de la conversación. Quien contesta primero apunta la cita, y dos personas pueden prometer la misma hora.

Nada de esto es un problema de personas. El calendario y la conversación están en sitios distintos, que es justo lo que pretende arreglar una sola bandeja de entrada con el resto del trabajo al lado.

¿Cómo funciona la reserva dentro del chat?

El asistente comprueba tu disponibilidad real antes de ofrecer una hora y después reserva el hueco que elige el cliente. No propone una hora que no acabe de leer como libre; ese orden forma parte de su funcionamiento.

1. 1Un cliente pide una cita en cualquier canal conectado.
2. 2El asistente averigua lo necesario: qué servicio, qué día y, si tienes más de una, qué sucursal.
3. 3Lee las horas libres de ese día y las ofrece. Solo se ofrecen horas dentro de tu horario que sigan libres.
4. 4El cliente elige una. El asistente pide al menos un nombre y un número de teléfono.
5. 5Guarda la reserva y la confirma en el mismo chat. La cita aparece de inmediato en la pantalla Citas.

Aquí disponibilidad significa las horas que caen dentro del horario de una sucursal, encajan con la duración de cita que definiste y no están ya ocupadas. Se calcula a partir de tu propia configuración, así que el asistente no ofrece un domingo en el que cierras.

¿Debe reservar el asistente directamente o confirmar tu equipo?

Tú eliges. En el editor del asistente, la acción de cita tiene dos opciones, y la adecuada depende de cuánto criterio requiera una reserva.

El ajuste es una regla escrita como una frase: CUANDO el cliente quiere una cita, HAZ «Cita: la reserva el asistente». Al ser una regla, convive con las demás, como traspasar a una persona cuando un cliente está molesto.

En cualquiera de los dos modos, una conversación que necesita a una persona se traspasa como caso con un resumen, tal como describe la guía sobre traspasos.

¿Qué pasa cuando un cliente quiere cambiar o cancelar?

El asistente registra el cambio o la cancelación como una solicitud, y tu equipo la aprueba. No mueve ni elimina una cita por su cuenta.

Cuando un cliente escribe «¿podemos pasar lo del sábado a la semana que viene?», el asistente localiza su cita, anota qué quiere y por qué, y guarda la solicitud. En la pantalla Citas aparece entre las solicitudes de cambio o de cancelación, donde un miembro del equipo la aprueba.

Este límite es deliberado. Una cita movida puede afectar a la jornada de un empleado o a una señal ya pagada, así que decide una persona. Aun así, el cliente sabe al momento que su solicitud se ha transmitido, en lugar de esperar en silencio hasta la mañana.

¿Funciona con varias sucursales y servicios?

Sí. Las horas libres salen de tus sucursales, y cada sucursal tiene su propio horario, duración de cita y personal.

• Sucursales. En Configuración, Sucursales, cada ubicación tiene una dirección, un horario para cada día y su personal. El asistente los usa para responder «¿dónde estáis?» y «¿estáis abiertos?», además de para ofrecer horas.
• Personal. Cada empleado puede tener un horario propio y una duración de cita personal, y aparece con su color en el calendario.
• Servicios. El asistente puede enumerar los servicios para los que aceptas reservas y pedir al cliente que elija uno.
• Canales. La misma reserva funciona en los mensajes directos de Instagram, Facebook Messenger y WhatsApp y en el widget de chat del sitio web.

Si un cliente no dice qué sucursal quiere, el asistente se lo pregunta. El día en que una sucursal cierra no se ofrecen horas para ella.

¿Y los clientes que prefieren usar un enlace?

Activa la página de reservas. AdaptiveReply da a tu negocio una página pública de reservas donde los clientes eligen sucursal y persona, escogen una fecha y una hora libre, e introducen su nombre, su teléfono y una nota.

Las reservas de la página llegan como «Pendiente» hasta que las confirmas. Están en el mismo calendario que las que hizo el asistente y las que tu equipo añadió a mano. Pon el enlace en tu biografía de Instagram, en tu web o en una respuesta predefinida.

Una breve lista de comprobación

1. 1Añade cada sucursal con su horario y su duración de cita.
2. 2Añade al personal que atiende citas.
3. 3Escribe las condiciones de preparación y cancelación en la información de citas.
4. 4Añade la acción de cita a tu asistente y elige un modo.
5. 5Prueba tres reservas en la vista previa: una normal, una en un día cerrado y una solicitud de cambio.
6. 6Publica, después activa la página de reservas y comparte el enlace.

Mira los pasos en cómo funciona, o empieza con el plan gratuito y configura tu primera sucursal.