De “vocês têm horário no sábado?” a um agendamento confirmado, dentro do chat
Agendar por mensagem é lento porque cada “quando vocês têm horário?” exige que uma pessoa confira a agenda. O assistente de IA do AdaptiveReply lê a sua disponibilidade real para o dia, o serviço e a filial, oferece apenas horários livres, e agenda o horário escolhido pelo cliente ou coleta os dados para a sua equipe confirmar. Todos os agendamentos ficam em um único calendário.
Pela equipe AdaptiveReplyPublicado em 8 min de leitura
Pontos principais
- O assistente só oferece horários realmente livres. Antes de propor um horário, ele lê a disponibilidade a partir do horário de funcionamento das suas filiais e dos agendamentos existentes.
- Você escolhe quem confirma. Ou o assistente agenda sozinho, ou coleta os dados e a sua equipe confirma.
- Tudo cai em um só calendário. Os agendamentos feitos em conversas, na sua página pública de agendamento e pela sua equipe aparecem juntos na tela Agendamentos.
Por que o agendamento por mensagem trava?
Porque combinar um horário leva várias mensagens, e cada uma espera por uma pessoa. O cliente pergunta, alguém confere a agenda e propõe um horário, o cliente quer outro, e a essa altura a vaga já foi para alguém que ligou.
- A agenda está em outro lugar. Quem responde precisa sair do chat para conferir.
- Os pedidos chegam fora do expediente. As pessoas planejam cortes de cabelo e consultas à noite.
- Ninguém é dono da conversa. Quem responde primeiro marca, e duas pessoas podem prometer o mesmo horário.
Nada disso é um problema de pessoas. A agenda e a conversa estão em lugares diferentes, e é exatamente isso que uma caixa de entrada única, com o resto do trabalho ao lado, se propõe a resolver.
Como funciona o agendamento dentro do chat?
O assistente verifica a sua disponibilidade real antes de oferecer um horário e depois agenda o horário que o cliente escolhe. Ele não propõe um horário que não tenha acabado de ler como livre; essa ordem faz parte do funcionamento dele.
- Um cliente pede um agendamento em qualquer canal conectado.
- O assistente descobre o que é necessário: qual serviço, qual dia e, se você tiver mais de uma, qual filial.
- Ele lê os horários livres daquele dia e os oferece. Só são oferecidos horários dentro do seu expediente que ainda estejam livres.
- O cliente escolhe um. O assistente pede pelo menos um nome e um telefone.
- Ele salva o agendamento e confirma no mesmo chat. O agendamento aparece na hora na tela Agendamentos.
Aqui, disponibilidade significa os horários que estão dentro do expediente de uma filial, cabem na duração de atendimento que você definiu e ainda não foram ocupados. Ela é calculada a partir das suas próprias configurações, então o assistente não oferece um domingo em que você está fechado.
O assistente deve agendar direto ou a sua equipe deve confirmar?
Você escolhe. No editor do assistente, a ação de agendamento tem duas opções, e a certa depende de quanto critério um agendamento exige.
| Modo | O que o assistente faz | O que a sua equipe faz | Quando serve |
|---|---|---|---|
| O assistente agenda | Verifica a disponibilidade, oferece horários livres, salva o agendamento e confirma no chat | Vê o agendamento no calendário | Serviços padrão de duração fixa, como um corte de cabelo, um retorno ou uma visita |
| Coletar os dados, a equipe confirma | Coleta o serviço, o horário preferido e os dados de contato e repassa à equipe | Confirma o horário e responde ao cliente | Agendamentos que pedem uma decisão, como procedimentos longos, orçamentos ou primeiras consultas |
A configuração é uma regra escrita como frase: QUANDO o cliente quer um agendamento, FAÇA “Agendamento: o assistente agenda”. Por ser uma regra, ela convive com as outras, como transferir para uma pessoa quando o cliente está irritado.
Em qualquer dos modos, uma conversa que precisa de uma pessoa é transferida como caso com um resumo, como descreve o guia sobre transferências.
O que acontece quando o cliente quer remarcar ou cancelar?
O assistente registra a alteração ou o cancelamento como uma solicitação, e a sua equipe aprova. Ele não move nem apaga um agendamento por conta própria.
Quando um cliente escreve “podemos passar o sábado para a semana que vem?”, o assistente localiza o agendamento, anota o que ele quer e por quê, e salva a solicitação. Na tela Agendamentos, ela aparece entre as solicitações de alteração ou de cancelamento, onde alguém da equipe aprova.
Esse limite é proposital. Um agendamento remarcado pode afetar o dia de um profissional ou um sinal já pago, então quem decide é uma pessoa. Mesmo assim, o cliente fica sabendo na hora que a solicitação foi encaminhada, em vez de esperar em silêncio até de manhã.
Funciona com várias filiais e serviços?
Sim. Os horários livres vêm das suas filiais, e cada filial tem o próprio horário de funcionamento, duração de atendimento e equipe.
- Filiais. Em Configurações, Filiais, cada unidade tem endereço, horário de funcionamento por dia e a sua equipe. O assistente usa esses dados para responder “onde vocês ficam?” e “vocês estão abertos?”, além de oferecer horários.
- Equipe. Cada profissional pode ter horário próprio e duração de atendimento pessoal, e aparece com a sua cor no calendário.
- Serviços. O assistente pode listar os serviços para os quais você aceita agendamentos e pedir que o cliente escolha um.
- Canais. O mesmo agendamento funciona nas mensagens diretas do Instagram, do Facebook Messenger e do WhatsApp e no widget de chat do site.
Se o cliente não disser qual filial quer, o assistente pergunta. No dia em que uma filial está fechada, nenhum horário é oferecido para ela.
E os clientes que preferem usar um link?
Ative a página de agendamento. O AdaptiveReply dá à sua empresa uma página pública de agendamento em que os clientes escolhem a filial e a pessoa, selecionam uma data e um horário livre, e informam nome, telefone e uma observação.
Os agendamentos da página chegam como “Pendente” até você confirmar. Eles ficam no mesmo calendário dos que o assistente fez e dos que a sua equipe adicionou manualmente. Coloque o link na bio do Instagram, no site ou em uma resposta pronta.
Uma lista rápida
- Adicione cada filial com o horário de funcionamento e a duração de atendimento.
- Adicione os profissionais que atendem com hora marcada.
- Escreva as condições de preparo e cancelamento nas informações de agendamento.
- Adicione a ação de agendamento ao assistente e escolha um modo.
- Teste três agendamentos na pré-visualização: um normal, um em dia fechado e uma solicitação de alteração.
- Publique, depois ative a página de agendamento e compartilhe o link.
Veja os passos em como funciona, ou comece no plano gratuito e configure a sua primeira filial.
Perguntas frequentes
O assistente pode marcar dois clientes no mesmo horário?
O assistente lê a disponibilidade antes de cada proposta e só oferece horários que estão livres naquele momento, dentro do expediente da filial. Ele trabalha com os horários e agendamentos registrados no AdaptiveReply, então não enxerga os compromissos que você mantém só no papel ou em outra ferramenta. Com um único calendário, os conflitos desaparecem.
A minha equipe pode aprovar os agendamentos antes da confirmação?
Sim. Escolha “coletar os dados, a equipe confirma” na ação de agendamento. O assistente então reúne o serviço, o horário preferido e os dados de contato e repassa à sua equipe, que confirma com o cliente. Os agendamentos feitos na página pública de agendamento também chegam como Pendente até você confirmar.
Funciona para uma empresa com várias filiais?
Sim. Cada filial tem o próprio endereço, horário de funcionamento, duração de atendimento e equipe em Configurações, Filiais. O assistente pergunta qual filial o cliente quer e oferece apenas os horários livres daquela filial. Na página de agendamento, os próprios clientes escolhem a filial e a pessoa.
O agendamento pelo chat é só para o Instagram?
Não. O assistente agenda nas mensagens diretas do Instagram, do Facebook Messenger e do WhatsApp e no widget de chat do site, com as mesmas regras e o mesmo calendário. Ele não atua em comentários públicos: esses recebem respostas fixas por palavra-chave escritas por você, e a conversa de agendamento começa quando o cliente envia uma mensagem.
Este guia faz parte de uma série. Comece pela visão geral: Uma caixa de entrada para Instagram, WhatsApp, Facebook, e-mail e chat do site: por que canais espalhados fazem perder clientes