“Cumartesi boş musunuz?” sorusundan onaylı randevuya: sohbetin içinde randevu
Mesajla randevu yavaş ilerler, çünkü her “Ne zaman müsaitsiniz?” sorusu için birinin takvime bakması gerekir. AdaptiveReply’ın AI asistanı gün, hizmet ve şube için gerçek müsaitliğinizi okur, yalnızca boş saatleri önerir; müşterinin seçtiği saate ya randevuyu kendisi oluşturur ya da bilgileri toplayıp onayı ekibinize bırakır. Bütün randevular tek takvimde toplanır.
Yazan: AdaptiveReply ekibiYayın: 6 dk okuma
Öne çıkanlar
- Asistan yalnızca gerçekten boş olan saatleri önerir. Saat teklif etmeden önce şubelerinizin çalışma saatlerine ve mevcut randevulara bakar.
- Kimin onaylayacağını siz seçersiniz. Randevuyu ya asistan kendisi oluşturur ya da bilgileri toplar ve ekibiniz onaylar.
- Her şey tek takvime düşer. Sohbetten, herkese açık randevu sayfanızdan ve ekibinizden gelen randevular Randevular ekranında yan yana görünür.
Mesajla randevu neden tıkanır?
Çünkü bir saatte anlaşmak birkaç mesaj sürer ve her mesaj bir insanı bekler. Müşteri sorar, biri takvime bakıp saat önerir, müşteri başka bir saat ister; o arada boş yer telefonla arayan birine gider.
- Takvim başka bir yerdedir. Cevap yazan kişinin takvime bakmak için sohbetten çıkması gerekir.
- Talepler mesai dışında gelir. İnsanlar saç kesimini de danışmanlık görüşmesini de akşam planlar.
- Konuşmanın sahibi yoktur. İlk kim cevap verirse randevuyu o yazar; iki kişi aynı saati iki ayrı müşteriye söz verebilir.
Bunların hiçbiri bir insan sorunu değildir. Takvim ile konuşma farklı yerlerde durur; işin geri kalanını da yanına alan tek gelen kutusu tam olarak bunu çözmek için vardır.
Sohbetin içinde randevu nasıl işler?
Asistan saat önermeden önce gerçek müsaitliğinize bakar, sonra müşterinin seçtiği saate randevuyu oluşturur. Az önce boş olduğunu okumadığı bir saati teklif etmez; bu sıra, çalışma biçiminin bir parçasıdır.
- Müşteri, bağlı kanallardan herhangi birinde randevu ister.
- Asistan neye ihtiyaç olduğunu öğrenir: hangi hizmet, hangi gün ve birden fazla şubeniz varsa hangi şube.
- O günün boş saatlerini okur ve önerir. Yalnızca çalışma saatlerinizin içinde kalan ve hâlâ boş olan saatler teklif edilir.
- Müşteri birini seçer. Asistan en azından ad ve telefon numarası ister.
- Randevuyu kaydeder ve aynı sohbette onaylar. Randevu hemen Randevular ekranında görünür.
Buradaki müsaitlik; bir şubenin çalışma saatlerinin içinde kalan, belirlediğiniz randevu süresine uyan ve henüz dolu olmayan saatler demektir. Kendi ayarlarınızdan hesaplanır; bu yüzden asistan kapalı olduğunuz bir pazar gününü önermez.
Randevuyu asistan mı oluştursun, ekibiniz mi onaylasın?
Siz seçersiniz. Asistan düzenleyicisinde randevu eyleminin iki seçeneği vardır; doğrusu, bir randevunun ne kadar değerlendirme gerektirdiğine bağlıdır.
| Mod | Asistan ne yapar? | Ekibiniz ne yapar? | Kimlere uygun? |
|---|---|---|---|
| Asistan oluştursun | Müsaitliğe bakar, boş saatleri önerir, randevuyu kaydeder ve sohbette onaylar | Randevuyu takvimde görür | Süresi belli standart hizmetler: saç kesimi, kontrol muayenesi, yer gösterme gibi |
| Bilgi toplasın, ekip onaylasın | Hizmeti, tercih edilen saati ve iletişim bilgilerini toplar ve ekibe iletir | Saati onaylar ve müşteriye yanıt verir | Karar gerektiren randevular: uzun işlemler, teklifler, ilk görüşmeler gibi |
Bu ayar, cümle olarak yazılmış bir kuraldır: müşteri randevu istediğinde, “Randevuyu asistan oluştursun”. Kural olduğu için diğer kurallarınızın yanında durur; örneğin müşteri kızgınsa konuşmayı bir kişiye devretmek gibi.
Hangi modu seçerseniz seçin, bir insana ihtiyaç duyan konuşma özetiyle birlikte talep olarak devredilir; ayrıntısı devir rehberinde.
Müşteri randevuyu değiştirmek ya da iptal etmek isterse ne olur?
Asistan değişikliği ya da iptali bir talep olarak kaydeder, ekibiniz onaylar. Bir randevuyu kendi başına taşımaz ya da silmez.
Müşteri “Cumartesiyi haftaya alabilir miyiz?” diye yazdığında asistan randevusunu bulur, ne istediğini ve nedenini not eder ve talebi kaydeder. Bu talep Randevular ekranında değişiklik talepleri ya da iptal talepleri altında görünür; bir ekip üyesi oradan onaylar.
Bu sınır bilerek konmuştur. Taşınan bir randevu bir çalışanın gününü ya da alınmış bir kaporayı etkileyebilir; bu yüzden kararı bir insan verir. Müşteri ise sabaha kadar sessizlik içinde beklemez, talebinin iletildiğini hemen öğrenir.
Birden fazla şube ve hizmetle çalışır mı?
Evet. Boş saatler şubelerinizden gelir; her şubenin kendi çalışma saatleri, randevu süresi ve çalışanları vardır.
- Şubeler. Ayarlar, Şubeler altında her konumun adresi, gün gün açılış saatleri ve çalışanları bulunur. Asistan bunları saat önermenin yanında “Neredesiniz?” ve “Açık mısınız?” sorularını yanıtlamak için de kullanır.
- Çalışanlar. Her çalışanın kendine özel çalışma saatleri ve randevu süresi olabilir; takvimde kendi rengiyle görünür.
- Hizmetler. Asistan randevu aldığınız hizmetleri sıralayabilir ve müşteriden birini seçmesini isteyebilir.
- Kanallar. Aynı randevu süreci Instagram, Facebook Messenger ve WhatsApp özel mesajlarında ve web sitenizdeki sohbet widget’ında çalışır.
Müşteri hangi şubeyi istediğini söylemezse asistan sorar. Bir şubenin kapalı olduğu gün için o şubeye saat önerilmez.
Bağlantıdan randevu almayı tercih eden müşteriler ne olacak?
Randevu sayfasını açın. AdaptiveReply işletmenize herkese açık bir randevu sayfası verir; müşteri burada şubeyi ve kişiyi seçer, tarih ve boş bir saat belirler, adını, telefon numarasını ve notunu yazar.
Sayfadan gelen randevular siz onaylayana kadar “Bekliyor” olarak görünür. Asistanın oluşturduğu ve ekibinizin elle eklediği randevularla aynı takvimde dururlar. Bağlantıyı Instagram biyografinize, web sitenize ya da bir hazır cevaba koyabilirsiniz.
Kısa kontrol listesi
- Her şubeyi çalışma saatleri ve randevu süresiyle ekleyin.
- Randevu alan çalışanları ekleyin.
- Hazırlık ve iptal koşullarını Randevu bilgisi altına yazın.
- Asistanınıza randevu eylemini ekleyin ve bir mod seçin.
- Önizlemede üç randevu deneyin: normal bir randevu, kapalı bir güne denk gelen bir istek ve bir değişiklik talebi.
- Yayınlayın, ardından randevu sayfasını açıp bağlantıyı paylaşın.
Adımları nasıl çalışır bölümünde görebilir ya da ücretsiz planla başlayıp ilk şubenizi kurabilirsiniz.
Sık sorulan sorular
Asistan aynı saate iki randevu verebilir mi?
Asistan her tekliften önce müsaitliği okur ve yalnızca o an boş olan, şubenin çalışma saatleri içindeki saatleri önerir. AdaptiveReply’da kayıtlı saatlere ve randevulara göre çalışır; yalnızca kâğıtta ya da başka bir araçta tuttuğunuz randevuları göremez. Tek takvim kullandığınızda çakışmalar ortadan kalkar.
Randevular kesinleşmeden önce ekibim onaylayabilir mi?
Evet. Randevu eyleminde “bilgi toplasın, ekip onaylasın” seçeneğini seçin. Asistan hizmeti, tercih edilen saati ve iletişim bilgilerini toplayıp ekibinize iletir; ekibiniz müşteriyle teyitleşir. Herkese açık randevu sayfasından alınan randevular da siz onaylayana kadar Bekliyor olarak gelir.
Birden fazla şubesi olan işletmelerde çalışır mı?
Evet. Ayarlar, Şubeler altında her şubenin kendi adresi, çalışma saatleri, randevu süresi ve çalışanları vardır. Asistan müşteriye hangi şubeyi istediğini sorar ve yalnızca o şubenin boş saatlerini önerir. Randevu sayfasında ise şubeyi ve kişiyi müşteri kendisi seçer.
Sohbetten randevu yalnızca Instagram’da mı çalışır?
Hayır. Asistan Instagram, Facebook Messenger ve WhatsApp özel mesajlarında ve web sitenizdeki sohbet widget’ında aynı kurallarla, aynı takvime randevu oluşturur. Herkese açık yorumlarda işlem yapmaz: yorumlara sizin yazdığınız sabit anahtar kelime yanıtları gider; randevu konuşması müşteri mesaj attığında başlar.
Bu rehber bir serinin parçası. Genel bakışla başlayın: Instagram, WhatsApp, Facebook, e-posta ve web sohbeti için tek gelen kutusu: dağınık kanallar neden müşteri kaybettirir?