من «هل لديكم موعد يوم السبت؟» إلى موعد محجوز، داخل الدردشة
الحجز بالرسائل بطيء لأن كل سؤال «متى لديكم وقت؟» يحتاج إلى شخص ينظر في التقويم. يقرأ مساعد الذكاء الاصطناعي في AdaptiveReply توفرك الفعلي لليوم والخدمة والفرع، ويعرض الأوقات الشاغرة فقط، ثم يحجز الوقت الذي يختاره العميل أو يجمع البيانات ليؤكد فريقك. وتصل كل المواعيد إلى تقويم واحد.
بقلم فريق AdaptiveReplyنُشر في 6 دقائق قراءة
أهم النقاط
- المساعد لا يعرض إلا الأوقات الشاغرة فعلًا. قبل أن يقترح وقتًا يقرأ التوفر من ساعات عمل فروعك ومن المواعيد القائمة.
- أنت تختار من يؤكد. إما أن يحجز المساعد الموعد بنفسه، أو يجمع البيانات ويؤكد فريقك.
- كل شيء يصل إلى تقويم واحد. الحجوزات القادمة من المحادثات ومن صفحة الحجز العامة ومن فريقك تظهر معًا في شاشة المواعيد.
لماذا يتعثر الحجز بالرسائل؟
لأن الاتفاق على وقت يحتاج إلى عدة رسائل، وكل رسالة تنتظر شخصًا. يسأل العميل، فينظر أحدهم في التقويم ويقترح وقتًا، فيريد العميل وقتًا آخر، وفي الأثناء يذهب الموعد إلى من اتصل هاتفيًا.
- التقويم في مكان آخر. على من يرد أن يغادر الدردشة ليتحقق منه.
- الطلبات تصل خارج ساعات العمل. الناس يخططون لقص الشعر والاستشارات في المساء.
- لا أحد يملك المحادثة. من يرد أولًا يسجّل الموعد، وقد يَعِد شخصان بالساعة نفسها.
لا شيء من هذا مشكلة أشخاص. التقويم والمحادثة في مكانين مختلفين، وهذا بالضبط ما يهدف إلى حله صندوق وارد واحد وبجانبه بقية العمل.
كيف يعمل الحجز داخل الدردشة؟
يتحقق المساعد من توفرك الفعلي قبل أن يعرض وقتًا، ثم يحجز الوقت الذي يختاره العميل. لا يقترح ساعة لم يقرأها للتو على أنها شاغرة، فهذا الترتيب جزء من طريقة عمله.
- يطلب العميل موعدًا على أي قناة متصلة.
- يستوضح المساعد المطلوب: أي خدمة، وأي يوم، وأي فرع إن كان لديك أكثر من فرع.
- يقرأ الأوقات الشاغرة لذلك اليوم ويعرضها. لا تُعرض إلا الأوقات الواقعة ضمن ساعات عملك وما زالت شاغرة.
- يختار العميل وقتًا. يطلب المساعد الاسم ورقم الهاتف على الأقل.
- يحفظ الحجز ويؤكده في الدردشة نفسها. يظهر الموعد فورًا في شاشة المواعيد.
التوفر هنا يعني الأوقات الواقعة ضمن ساعات عمل الفرع، والمناسبة لمدة الموعد التي حددتها، وغير المحجوزة بعد. يُحسب من إعداداتك أنت، ولذلك لا يعرض المساعد يوم أحد تكون فيه مغلقًا.
هل يحجز المساعد مباشرة أم يؤكد فريقك؟
أنت تختار. في محرر المساعد لإجراء الموعد خياران، والأنسب منهما يتوقف على مقدار التقدير الذي يحتاجه الحجز.
| الوضع | ما يفعله المساعد | ما يفعله فريقك | لمن يناسب |
|---|---|---|---|
| يحجزه المساعد | يتحقق من التوفر، ويعرض الأوقات الشاغرة، ويحفظ الموعد ويؤكده في الدردشة | يرى الحجز في التقويم | الخدمات القياسية ذات المدة الثابتة، مثل قص شعر أو فحص دوري أو معاينة |
| اجمع التفاصيل والفريق يؤكد | يجمع الخدمة والوقت المفضل وبيانات الاتصال ويمررها إلى الفريق | يؤكد الوقت ويرد على العميل | الحجوزات التي تحتاج إلى قرار، مثل العلاجات الطويلة أو عروض الأسعار أو الاستشارات الأولى |
هذا الإعداد قاعدة مكتوبة في جملة: عندما يريد العميل موعدًا، نفّذ «الموعد: يحجزه المساعد». ولأنها قاعدة فهي تقف إلى جانب قواعدك الأخرى، مثل التحويل إلى شخص عندما يكون العميل منزعجًا.
في كلا الوضعين تُحوَّل المحادثة التي تحتاج إلى شخص كحالة مع ملخص، كما يصف دليل التحويل إلى الفريق.
ماذا يحدث عندما يريد العميل التغيير أو الإلغاء؟
يسجّل المساعد التغيير أو الإلغاء طلبًا، ويوافق عليه فريقك. لا ينقل موعدًا ولا يحذفه من تلقاء نفسه.
عندما يكتب العميل «هل يمكن نقل موعد السبت إلى الأسبوع القادم؟» يعثر المساعد على موعده، ويدوّن ما يريده وسببه، ويحفظ الطلب. يظهر الطلب في شاشة المواعيد ضمن طلبات التغيير أو طلبات الإلغاء، حيث يوافق عليه أحد أعضاء الفريق.
هذا الحد مقصود. نقل موعد قد يؤثر في يوم أحد الموظفين أو في عربون مدفوع، ولذلك يتخذ القرار شخص. ومع ذلك يعلم العميل فورًا أن طلبه قد أُحيل، بدل أن ينتظر في صمت حتى الصباح.
هل يعمل مع عدة فروع وخدمات؟
نعم. الأوقات الشاغرة تأتي من فروعك، ولكل فرع ساعات عمله ومدة مواعيده وموظفوه.
- الفروع. ضمن الإعدادات ثم الفروع، لكل موقع عنوان وساعات عمل لكل يوم وموظفوه. يستخدمها المساعد للإجابة عن «أين أنتم؟» و«هل أنتم مفتوحون؟» وكذلك لعرض الأوقات.
- الموظفون. يمكن أن يكون لكل موظف ساعات عمل خاصة ومدة موعد خاصة، ويظهر بلونه في التقويم.
- الخدمات. يستطيع المساعد تعداد الخدمات التي تقبل الحجز لها وأن يطلب من العميل اختيار إحداها.
- القنوات. الحجز نفسه يعمل في الرسائل الخاصة على Instagram وFacebook Messenger وWhatsApp وفي أداة الدردشة على موقعك.
إذا لم يذكر العميل الفرع الذي يريده سأله المساعد. وفي اليوم الذي يكون فيه فرع مغلقًا لا تُعرض له أوقات.
وماذا عن العملاء الذين يفضلون رابطًا؟
فعّل صفحة الحجز. يمنح AdaptiveReply نشاطك صفحة حجز عامة يختار فيها العملاء الفرع والشخص، ويحددون تاريخًا ووقتًا شاغرًا، ويدخلون الاسم ورقم الهاتف وملاحظة.
تصل الحجوزات من الصفحة بحالة «قيد الانتظار» إلى أن تؤكدها. وهي في التقويم نفسه مع الحجوزات التي أجراها المساعد والتي أضافها فريقك يدويًا. ضع الرابط في نبذة Instagram أو على موقعك أو في رد جاهز.
قائمة تحقق قصيرة
- أضف كل فرع مع ساعات عمله ومدة الموعد فيه.
- أضف الموظفين الذين يستقبلون المواعيد.
- اكتب شروط التحضير والإلغاء ضمن معلومات المواعيد.
- أضف إجراء الموعد إلى مساعدك واختر وضعًا.
- جرّب ثلاثة حجوزات في المعاينة: حجزًا عاديًا، وحجزًا في يوم إغلاق، وطلب تغيير.
- انشر، ثم فعّل صفحة الحجز وشارك الرابط.
اطّلع على الخطوات في قسم كيف يعمل، أو ابدأ بالخطة المجانية وأعدّ فرعك الأول.
الأسئلة الشائعة
هل يمكن أن يحجز المساعد الوقت نفسه مرتين؟
يقرأ المساعد التوفر قبل كل عرض ولا يقترح إلا الأوقات الشاغرة في تلك اللحظة وضمن ساعات عمل الفرع. وهو يعتمد على الساعات والحجوزات المسجلة في AdaptiveReply، فلا يرى المواعيد التي تحتفظ بها على الورق فقط أو في أداة أخرى. مع تقويم واحد تختفي التعارضات.
هل يستطيع فريقي الموافقة على الحجوزات قبل تأكيدها؟
نعم. اختر «اجمع التفاصيل والفريق يؤكد» في إجراء الموعد. عندها يجمع المساعد الخدمة والوقت المفضل وبيانات الاتصال ويمررها إلى فريقك الذي يؤكد مع العميل. والحجوزات التي تتم عبر صفحة الحجز العامة تصل هي أيضًا قيد الانتظار إلى أن تؤكدها.
هل يناسب نشاطًا له عدة فروع؟
نعم. لكل فرع عنوانه وساعات عمله ومدة مواعيده وموظفوه ضمن الإعدادات ثم الفروع. يسأل المساعد العميل عن الفرع الذي يريده ويعرض الأوقات الشاغرة لذلك الفرع فقط. وفي صفحة الحجز يختار العملاء الفرع والشخص بأنفسهم.
هل الحجز عبر الدردشة خاص بـ Instagram فقط؟
لا. يحجز المساعد في الرسائل الخاصة على Instagram وFacebook Messenger وWhatsApp وفي أداة الدردشة على موقعك، بالقواعد نفسها والتقويم نفسه. ولا يتصرف في التعليقات العامة: فهذه تتلقى ردودًا ثابتة بالكلمات المفتاحية تكتبها أنت، وتبدأ محادثة الحجز عندما يرسل العميل رسالة.
هذا الدليل جزء من سلسلة. ابدأ بالنظرة العامة: صندوق وارد واحد لإنستغرام وواتساب وفيسبوك والبريد الإلكتروني ودردشة الموقع: لماذا تُفقدك القنوات المتفرقة عملاءك؟