Da «siete liberi sabato?» a un appuntamento prenotato, dentro la chat

Perché le prenotazioni via messaggio si bloccano?

Perché accordarsi su un orario richiede più messaggi, e ognuno aspetta una persona. Il cliente chiede, qualcuno controlla il calendario e propone un orario, il cliente ne vuole un altro, e nel frattempo il posto è andato a qualcuno che ha telefonato.

• Il calendario è altrove. Chi risponde deve uscire dalla chat per controllarlo.
• Le richieste arrivano fuori orario. Le persone pianificano tagli e consulenze la sera.
• La conversazione non è di nessuno. Chi risponde per primo segna l’appuntamento, e due persone possono promettere la stessa ora.

Niente di tutto questo è un problema di persone. Il calendario e la conversazione stanno in posti diversi, ed è proprio ciò che un’unica casella con il resto del lavoro accanto vuole risolvere.

Come funziona la prenotazione dentro la chat?

L’assistente verifica la tua disponibilità reale prima di proporre un orario, poi prenota quello che il cliente sceglie. Non propone un’ora che non abbia appena letto come libera; questo ordine fa parte del suo funzionamento.

1. 1Un cliente chiede un appuntamento su qualsiasi canale collegato.
2. 2L’assistente capisce che cosa serve: quale servizio, quale giorno e, se ne hai più di una, quale sede.
3. 3Legge gli orari liberi di quel giorno e li propone. Vengono proposti solo orari compresi nel tuo orario di lavoro e ancora liberi.
4. 4Il cliente ne sceglie uno. L’assistente chiede almeno un nome e un numero di telefono.
5. 5Salva la prenotazione e la conferma nella stessa chat. L’appuntamento compare subito nella schermata Appuntamenti.

Qui disponibilità indica gli orari che rientrano nell’orario di lavoro di una sede, sono compatibili con la durata dell’appuntamento che hai impostato e non sono già occupati. È calcolata dalle tue impostazioni, quindi l’assistente non propone una domenica in cui sei chiuso.

Deve prenotare direttamente l’assistente o deve confermare il tuo team?

Scegli tu. Nell’editor dell’assistente l’azione di appuntamento ha due opzioni, e quella giusta dipende da quanta valutazione richiede una prenotazione.

L’impostazione è una regola scritta come una frase: QUANDO il cliente vuole un appuntamento, FAI «Appuntamento: lo prenota l’assistente». Essendo una regola, convive con le altre, come il passaggio a una persona quando un cliente è contrariato.

In entrambe le modalità, una conversazione che ha bisogno di una persona viene passata come caso con un riepilogo, come descrive la guida ai passaggi di consegna.

Che cosa succede quando un cliente vuole spostare o annullare?

L’assistente registra lo spostamento o l’annullamento come una richiesta, e il tuo team la approva. Non sposta né elimina un appuntamento di propria iniziativa.

Quando un cliente scrive «possiamo spostare sabato alla settimana prossima?», l’assistente trova il suo appuntamento, annota che cosa vuole e perché, e salva la richiesta. Nella schermata Appuntamenti compare tra le richieste di modifica o di annullamento, dove un membro del team la approva.

Questo limite è voluto. Un appuntamento spostato può incidere sulla giornata di un collaboratore o su una caparra, quindi decide una persona. Il cliente viene comunque a sapere subito che la richiesta è stata inoltrata, invece di aspettare in silenzio fino al mattino.

Funziona con più sedi e servizi?

Sì. Gli orari liberi arrivano dalle tue sedi, e ogni sede ha i propri orari di lavoro, la propria durata degli appuntamenti e il proprio personale.

• Sedi. In Impostazioni, Sedi, ogni sede ha un indirizzo, gli orari di apertura per ogni giorno e il suo personale. L’assistente li usa per rispondere a «dove siete?» e «siete aperti?», oltre che per proporre orari.
• Personale. Ogni collaboratore può avere orari di lavoro propri e una durata personale degli appuntamenti, e compare nel calendario con il proprio colore.
• Servizi. L’assistente può elencare i servizi per cui accetti prenotazioni e chiedere al cliente di sceglierne uno.
• Canali. La stessa prenotazione funziona nei messaggi diretti di Instagram, Facebook Messenger e WhatsApp e nel widget di chat del sito.

Se un cliente non dice quale sede preferisce, l’assistente glielo chiede. Nel giorno in cui una sede è chiusa, per quella sede non vengono proposti orari.

E i clienti che preferiscono usare un link?

Attiva la pagina di prenotazione. AdaptiveReply offre alla tua attività una pagina di prenotazione pubblica in cui i clienti scelgono la sede e la persona, selezionano una data e un orario libero e inseriscono nome, numero di telefono e una nota.

Le prenotazioni dalla pagina arrivano come «In attesa» finché non le confermi. Stanno nello stesso calendario di quelle fatte dall’assistente e di quelle aggiunte a mano dal tuo team. Metti il link nella bio di Instagram, sul tuo sito o in una risposta predefinita.

Una breve lista di controllo

1. 1Aggiungi ogni sede con i suoi orari di lavoro e la durata degli appuntamenti.
2. 2Aggiungi il personale che riceve su appuntamento.
3. 3Scrivi le condizioni di preparazione e di disdetta nelle informazioni sugli appuntamenti.
4. 4Aggiungi l’azione di appuntamento al tuo assistente e scegli una modalità.
5. 5Prova tre prenotazioni nell’anteprima: una normale, una in un giorno di chiusura e una richiesta di modifica.
6. 6Pubblica, poi attiva la pagina di prenotazione e condividi il link.

Guarda i passaggi in come funziona, oppure inizia con il piano gratuito e configura la tua prima sede.