Від «ви вільні в суботу?» до запису на прийом просто в чаті
Запис через повідомлення йде повільно, бо на кожне «коли у вас вільно?» людині треба зазирнути в календар. ШІ-асистент AdaptiveReply читає вашу реальну доступність на потрібний день, послугу та філію, пропонує лише вільний час і або сам записує клієнта на вибраний час, або збирає дані, щоб підтвердила команда. Усі записи потрапляють в один календар.
Автор: команда AdaptiveReplyОпубліковано: 6 хв читання
Головне
- Асистент пропонує лише справді вільний час. Перш ніж назвати час, він читає доступність за годинами роботи філій та наявними записами.
- Ви обираєте, хто підтверджує. Або асистент записує сам, або збирає дані, а підтверджує ваша команда.
- Усе потрапляє в один календар. Записи з розмов, із публічної сторінки запису та від вашої команди видно разом на екрані «Записи».
Чому запис через повідомлення буксує?
Тому що на узгодження часу йде кілька повідомлень, і кожне чекає на людину. Клієнт запитує, хтось дивиться в календар і пропонує час, клієнт хоче інший, а місце тим часом дістається тому, хто зателефонував.
- Календар знаходиться деінде. Щоб його перевірити, тому, хто відповідає, доводиться вийти з чату.
- Запити надходять у неробочий час. Стрижки й консультації люди планують увечері.
- У розмови немає власника. Хто першим відповів, той і записав, і двоє людей можуть пообіцяти той самий час.
Ніщо з цього не є проблемою людей. Календар і розмова знаходяться в різних місцях, і саме це покликана виправити єдина скринька вхідних, поруч із якою лежить решта роботи.
Як працює запис просто в чаті?
Асистент перевіряє вашу реальну доступність, перш ніж запропонувати час, а потім записує клієнта на вибраний час. Він не пропонує годину, яку щойно не прочитав як вільну; такий порядок закладено в його роботу.
- Клієнт просить записати його в будь-якому підключеному каналі.
- Асистент з’ясовує, що потрібно: яка послуга, який день і, якщо філій кілька, яка філія.
- Він читає вільний час на цей день і пропонує його. Пропонується лише час у межах ваших годин роботи, який іще не зайнятий.
- Клієнт обирає. Асистент просить щонайменше ім’я та номер телефону.
- Він зберігає запис і підтверджує його в тому самому чаті. Запис одразу з’являється на екрані «Записи».
Доступність тут означає час, який потрапляє в години роботи філії, відповідає заданій вами тривалості прийому і ще не зайнятий. Вона розраховується за вашими власними налаштуваннями, тому асистент не запропонує неділю, коли ви зачинені.
Записувати має сам асистент чи підтверджувати має команда?
Обираєте ви. У редакторі асистента дія запису на прийом має два варіанти, і який із них підходить, залежить від того, наскільки запис потребує оцінки.
| Режим | Що робить асистент | Що робить ваша команда | Чому підходить |
|---|---|---|---|
| Асистент записує сам | Перевіряє доступність, пропонує вільний час, зберігає запис і підтверджує його в чаті | Бачить запис у календарі | Стандартним послугам фіксованої тривалості: стрижка, плановий огляд, показ об’єкта |
| Зібрати дані, команда підтверджує | Збирає послугу, бажаний час і контактні дані та передає їх команді | Підтверджує час і відповідає клієнтові | Записам, які потребують рішення: тривалі процедури, розрахунок вартості, перші консультації |
Налаштування є правилом, записаним як речення: КОЛИ клієнт хоче записатися, ЗРОБИТИ «Запис на прийом: асистент записує сам». Оскільки це правило, воно стоїть поруч з іншими, наприклад із передаванням людині, коли клієнт засмучений.
У будь-якому режимі розмова, якій потрібна людина, передається як звернення з підсумком, як описує посібник про передавання розмов.
Що відбувається, коли клієнт хоче перенести або скасувати запис?
Асистент записує перенесення або скасування як запит, а схвалює його ваша команда. Сам він запис не переносить і не видаляє.
Коли клієнт пише «можна перенести суботу на наступний тиждень?», асистент знаходить його запис, зазначає, чого він хоче і чому, і зберігає запит. На екрані «Записи» він з’являється серед запитів на зміну або скасування, де його схвалює співробітник.
Це обмеження навмисне. Перенесення може зачепити день співробітника або внесену передоплату, тому рішення ухвалює людина. Водночас клієнт одразу дізнається, що його запит передано, а не чекає в тиші до ранку.
Чи працює це з кількома філіями та послугами?
Так. Вільний час береться з ваших філій, і кожна філія має власні години роботи, тривалість прийому та співробітників.
- Філії. У розділі «Налаштування», «Філії» кожна точка має адресу, години роботи за днями та своїх співробітників. Асистент використовує їх, щоб відповідати на запитання «де ви знаходитеся?» і «ви відчинені?», а також щоб пропонувати час.
- Співробітники. Кожен співробітник може мати власні години роботи та власну тривалість прийому, а в календарі відображається своїм кольором.
- Послуги. Асистент може перелічити послуги, на які ви приймаєте запис, і попросити клієнта вибрати одну.
- Канали. Той самий запис працює в особистих повідомленнях Instagram, Facebook Messenger і WhatsApp та у віджеті чату на сайті.
Якщо клієнт не каже, яка філія йому потрібна, асистент запитує. У день, коли філія зачинена, час для неї не пропонується.
А клієнти, яким зручніше посилання?
Увімкніть сторінку запису. AdaptiveReply дає вашому бізнесу публічну сторінку запису, де клієнти обирають філію та фахівця, дату й вільний час і вводять ім’я, номер телефону та коментар.
Записи зі сторінки надходять зі статусом «Очікує», доки ви їх не підтвердите. Вони знаходяться в тому самому календарі, що й записи, зроблені асистентом і додані вашою командою вручну. Розмістіть посилання в шапці профілю Instagram, на сайті або в готовій відповіді.
Короткий чекліст
- Додайте кожну філію з годинами роботи та тривалістю прийому.
- Додайте співробітників, які приймають за записом.
- Запишіть умови підготовки та скасування в інформації про запис.
- Додайте асистентові дію запису на прийом і виберіть режим.
- Спробуйте три записи в попередньому перегляді: звичайний, на день, коли ви зачинені, і запит на зміну.
- Опублікуйте, потім увімкніть сторінку запису й поділіться посиланням.
Подивіться кроки в розділі як це працює або почніть із безкоштовного тарифу і налаштуйте першу філію.
Поширені запитання
Чи може асистент записати двох клієнтів на той самий час?
Асистент читає доступність перед кожною пропозицією і називає лише час, вільний у цю мить і в межах годин роботи філії. Він спирається на години та записи, внесені в AdaptiveReply, тож не бачить записів, які ви ведете лише на папері або в іншому інструменті. З одним календарем накладки зникають.
Чи може команда схвалювати записи до підтвердження?
Так. Виберіть у дії запису на прийом варіант «зібрати дані, команда підтверджує». Тоді асистент збирає послугу, бажаний час і контактні дані та передає їх вашій команді, яка підтверджує запис із клієнтом. Записи з публічної сторінки запису теж надходять зі статусом «Очікує», доки ви їх не підтвердите.
Чи підходить це бізнесу з кількома філіями?
Так. Кожна філія в розділі «Налаштування», «Філії» має власну адресу, години роботи, тривалість прийому та співробітників. Асистент запитує, яка філія потрібна клієнтові, і пропонує лише вільний час цієї філії. На сторінці запису клієнти самі обирають філію та фахівця.
Запис у чаті працює лише в Instagram?
Ні. Асистент записує в особистих повідомленнях Instagram, Facebook Messenger і WhatsApp та у віджеті чату на сайті, за тими самими правилами і в той самий календар. З публічними коментарями він не працює: на них ідуть фіксовані відповіді за ключовими словами, які пишете ви, а розмова про запис починається, коли клієнт надсилає повідомлення.
Цей посібник входить до серії. Почніть з огляду: Єдина скринька для Instagram, WhatsApp, Facebook, пошти та вебчату: чому розкидані канали коштують вам клієнтів